La due diligence legale: uno strumento di prevenzione

Con il termine “due diligence” di origine angloamericana si intende il processo di analisi di tutti gli elementi che compongono una realtà aziendale ed è un processo mirato ad ottenere un quadro dettagliato del suo stato di salute. Generalmente questo tipo di operazione viene svolta in occasione di qualche operazione straordinaria come un passaggio di proprietà, una fusione o un’acquisizione importante. In questi casi l’analisi che viene fatta dell’azienda riguarda tutti gli ambiti che la riguardano: quello patrimoniale, quello finanziario, quello organizzativo ed anche quello legale. Al termine di tutte queste analisi emergerà un quadro completo delle caratteristiche e dello stato in cui si trova una determinata realtà aziendale. Ed solo alla luce di queste informazioni potranno essere prese le decisioni sulle operazioni straordinarie programmate.

Come detto l’attività di due diligence generalmente riguarda una pluralità di aspetti utili per valutare lo stato di salute di un’azienda ma può anche riguardare uno solo di questi. L’analisi infatti può anche essere limitata agli aspetti legali della vita di un’azienda ed anche in questo caso le informazioni che si possono trarre sono molto interessanti. Potrà essere utile svolgere una due diligence legale per esempio nel caso in cui, in vista di una cessione o dell’ingresso di nuovi soci, si voglia conoscere il livello di adempimento alle normative obbligatorie. Per evitare di trovarsi soggetti a responsabilità o sanzioni una volta entrati nella compagine sociale.
Questa operazione potrebbe risultare particolarmente utile nel caso in cui l’azienda eserciti un’attività soggetta ad autorizzazioni pubbliche oppure con un elevato rischio di sanzioni per il caso di inadempimento (es. ad elevato rischio ambientale o sanitario). Conoscere l’effettivo livello di rischio legale in alcuni casi è assolutamente fondamentale: un’azienda che non ha dedicato adeguata attenzione ad adempiere alle normative obbligatorie (e che quindi per essere a norma richiede importanti lavori di adeguamento) è certamente un’azienda il cui valore di mercato risulta sensibilmente ridotto.

Ma non è neanche quest’ultimo il caso su cui si vuole soffermare l’attenzione ma semplicemente sull’attività di due diligence che viene fatta da un imprenditore all’interno della propria azienda per conoscere il livello di rischio legale a cui è soggetto. E’ una forma di check- up il cui risultato può risultare molte volte sorprendente. Questo perché chi deve prendere quotidianamente molte decisioni nella gestione dell’impresa non sempre riesce, per mancanza
di tempo o di strumenti tecnici, a valutare correttamente ciò che andrebbe fatto per essere conformi alla legge al 100% e così decisioni non corrette si accumulano una dopo l’altra andando a creare nel tempo un quadro di pesante non conformità. Tutto questo senza che l’attività di gestione ne risenta minimamente. Fino a quando poi una verifica o un’ispezione o, peggio ancora, magari un incidente sul lavoro non fanno emergere l’inadempimento esponendo il datore di lavoro (e magari anche alcuni dei suoi sottoposti) a pesanti sanzioni.

L’attività di due diligence legale generalmente viene affidata all’esterno a professionisti per una duplice ragione: da un lato per avere dei soggetti che dispongano delle conoscenze tecniche per valutare lo stato di adempimento dell’azienda, dall’altro per avere un punto di vista terzo ed obiettivo sulla situazione. Se l’analisi fosse portata avanti da un legale interno, questi magari non avrebbe l’obiettività necessaria, oppure potrebbe tendere a coprire situazioni di rischio che si sono venute a creare nel tempo anche a causa sua, per omesso controllo. Ecco quindi che il professionista esterno è in grado di garantire le qualità necessarie a svolgere questa operazione in sicurezza. Inoltre sarà utile trovare un professionista con una solida preparazione tecnico-giuridica relativa agli istituti coinvolti (contratti, diritto del lavoro, societario, ecc…) ma anche una sviluppata abitudine a lavorare in azienda ed a conoscerne i meccanismi decisionali ed organizzativi. E questo non è sempre facile da trovare nella categoria forense.

Venendo all’analisi delle attività che operativamente una due diligence legale comporta, in primo luogo è necessario evidenziare quali siano le aree di rischio generale e quelle di rischio particolare legate all’attività dell’azienda. In seguito si comincerà a raccogliere la documentazione necessaria all’analisi. Molto importante in questa fase “istruttoria” è la possibilità di avere un supporto da parte del personale dell’azienda e magari una persona di esperienza che possa affiancare il professionista fornendo, senza reticenze, tutte le informazioni utili allo svolgimento dell’analisi del rischio. Più informazioni passeranno al professionista e più l’analisi risulterà completa e quindi utile.

Toccherà poi, una volta raccolto il materiale, calarsi all’interno della realtà aziendale procedendo per ordine, area critica dopo area critica, cominciando dall’analisi della struttura societaria dell’impresa e dalla visura camerale della stessa, per comprendere il quadro proprietario, gli assetti organizzativi e le eventuali deleghe alle singole materie di soci ed amministratori. Gli altri documenti da analizzare saranno certamente il libro soci e l’atto costitutivo, oltre a verificare la presenza di eventuali patti parasociali.

Oggetto di indagine successiva sarà anche il patrimonio della società, inteso come insieme di beni immobili e mobili posseduti dall’impresa, sia che siano funzionali o meno allo svolgimento dell’attività.
Oggetto centrale dell’analisi giuridica della situazione di un’azienda sono i contratti che questa ha verso una pluralità di soggetti. Innanzitutto i contratti verso i propri clienti, quelli funzionali all’esercizio della propria attività, dovranno essere controllati nel dettaglio, la loro correttezza e completezza, il fatto che siano stati regolarmente sottoscritti e che siano effettivamente rispettati in ogni loro parte. Questo tipo di analisi vale a qualificare il livello di ordine e la
corretta organizzazione di qualsiasi attività esercitata. Dal contenuto dei contratti si possono desumere molte informazioni qualificanti. Oltre poi ai contratti con i clienti saranno oggetto di controlli anche i contratti con i fornitori di beni e servizi.

Un ambito sempre più importante alla luce delle recenti modifiche normative è rappresentato dalla salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. La verifica degli adempimenti obbligatori, della correttezza dell’analisi dei rischi e degli apprestamenti di sicurezza adottati dovrà essere particolarmente approfondita, viste le pesantissime sanzioni patrimoniali ed anche penali previste dalla normativa obbligatoria. Un’azienda che non sia consapevole del rischio che corre e non abbia adottato in modo completo tutti gli adempimenti previsti espone a enormi rischi i propri lavoratori, i preposti, i dirigenti ed il datore di lavoro ed è in grado di mettere in pericolo, in caso di infortunio e di controllo da parte degli organi istituzionali, la propria sopravvivenza.

Ulteriore area di indagine è quella relativa alla gestione del personale. Tale funzion